Datenschutz
Freie und Hansestadt Hamburg
Landesbetrieb ZAF/AMD
Zentrum für Aus- und Fortbildung
Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage der Art. 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Teilnahme am Bewerbungs- und Auswahlverfahren im Zentrum für Aus- und Fortbildung für einen Ausbildungs- oder Studienplatz bzw. den Zugang zu einer (prüfungsgebundenen) Aufstiegsmaßnahme der Allgemeinen Verwaltung, den Studiengang E-Government, den Ausbildungsgang Fachinformatik (FR Systemintegration) sowie den Studiengang Soziale Arbeit
Im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens verarbeitet der Landesbetrieb ZAF/AMD, Zentrum für Aus- und Fortbildung, ZAF Ausbildung personenbezogene Daten der Bewerberinnen und Bewerber. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Europäische Union der Vereinheitlichung der Regelungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten angenommen. Die geschaffenen Vorschriften der DSGVO gelten in den Mitgliedstaaten unmittelbar und genießen Vorrang gegenüber den nationalen Regelungen. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten. Wenn Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens verarbeitet werden, bedeutet das, dass diese Daten zum Beispiel erhoben, gespeichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitgestellt oder gelöscht werden. Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
1. Wer sind die Ansprechpartner?
Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung: Landesbetrieb ZAF/AMD, ZAF 1 Ausbildung, Normannenweg 26, 20537 Hamburg,
E-Mail: BewerbungsCenter@zafamd.hamburg.de
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Personalamt, Herr Dr. Christian Eggeling, Steckelhörn 12, 20457 Hamburg,
E-Mail: behoerdlicherdatenschutz@personalamt.hamburg.de
Die personenbezogenen Daten werden nach § 10 Abs. 1-3 Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG) verarbeitet, um ein Bewerbungs- und Auswahlverfahren zu organisieren, in dem unter Beachtung der geltenden dienst- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen auf Grundlage eines für den Berufszugang relevanten Anforderungsprofils die am besten geeigneten Bewerberinnen und Bewerber identifiziert und eingestellt werden. Für die Entscheidungsfindung werden Ihre Daten nach Maßgabe des Art. 33 Abs. 2 des Grundgesetzes (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) verarbeitet.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten (Anschrift, Mail, Telefon), Schulform, Schulabschluss, schulische Leistungen aus zwei Schulhalbjahren, biographische Daten aus Lebenslauf mit ggf. Prüfungsergebnissen aus Ausbildung bzw. Studium, ggf. Schwerbehinderung, ggf. gesellschaftliches o. ehrenamtliches Engagement, ggf. interkulturelle Kompetenzen, ggf. sonstige Qualifikationen o. besondere Kenntnisse, ggf. Ergebnis des Eignungstests, relevante Nachweise wie Schulzeugnisse, Prüfungszeugnisse, etc.
4. Wie werden die Daten verarbeitet?
Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden elektronisch gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden in einem Bewerbungsmanagementsystem verarbeitet. Zugriff auf die gespeicherten Daten haben nur die mit der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens befassten Personen. Das System wird bereitgestellt durch die mit der Auftragsdatenverarbeitung beauftragte Firma rexx systems GmbH. Deren Server ist Standort der Datenverwahrung. Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten in der Online-Bewerbung gelangen diese direkt über eine verschlüsselte Verbindung auf den Server unseres externen Dienstleisters. Sie versichern, dass die von Ihnen bereitgestellten Daten der Wahrheit entsprechen. Alle Daten werden auf Basis des TLS-Verfahrens verschlüsselt. Die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern erfolgt über das Emailpostfach ZAF@bewerbung.hamburg.de.
Bei der Verarbeitung kommen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Zudem werden bei Aufruf unserer Internet-Seiten von Ihrem Webbrowser automatisch technische Informationen an rexx systems übermittelt. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Angaben über den von Ihnen verwendeten Browser, Informationen zum Betriebssystem, Uhrzeit und Datum Ihres Besuchs und gegebenenfalls Referer URL. Die Verwendung dieser Informationen erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken und zur bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts. Sie als Nutzerin bzw. Nutzer bleiben anonym. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Daten aus Ihrer Online-Bewerbung ist uns nicht möglich. Darüber hinaus weisen wir Sie darauf hin, dass die von Ihnen übermittelten Daten ggf. zur Erstellung von Statistiken zum Bewerbungsverfahren verwendet werden können. Die Erstellung dieser Statistiken erfolgt ausschließlich zu eigenen Zwecken und erfolgt in keinem Fall personalisiert, sondern in anonymisierter Form.
Im Falle der Zulassung zum Online-Eignungstest werden der mit der Testdurchführung beauftragten Fa. Aon Assessment GmbH, Großer Burstah 18-32, 20457 Hamburg, personenbezogene Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht) elektronisch bereitgestellt. Dabei werden die zur Nutzung der Testsoftware benötigten Zugangsdaten (Login-Passwort) automatisiert erzeugt und den zum Eignungstest Zugelassenen per Testeinladung übermittelt. Für die Datenverarbeitung des Testanbieters gilt die dort hinterlegte zur Nutzung vorausgesetzte Datenschutzerklärung, die unter der folgenden URL eingesehen werden kann: https://zafonline.maptq.com/zafonline/home/de/privacy/s7rc4d7
Soweit Bewerberinnen und Bewerber einen Ausbildungs- bzw. Studienplatz erhalten und eingestellt werden oder für den Zugang zu einer Aufstiegsmaßnahme einen Zulassungsbescheid erhalten, werden die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten über die zuständige Personalstelle in die Personalakte eingefügt.
5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die personenbezogenen Daten werden 12 Monate nach der Zu- oder Absage aus dem Bewerbungsmanagementsystem gelöscht. Diese Aufbewahrungsfrist ist für die Dokumentation des Verfahrens und möglicher daraus resultierender rechtlicher Bewertungsprozesse notwendig. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung oder – im Falle einer Einstellung - für Zwecke der Personalverwaltung und Personalwirtschaft im Beschäftigungsverhältnis (§§ 85 ff. HmbBG) erforderlich ist.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?
Die personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahl- und Einstellungsverfahrens nur an beteiligte Stellen bzw. Interessenvertretungen weitergegeben bzw. von dort eingesehen. Dies sind:
- Mitglieder von Auswahl- und Aufstiegskommissionen: im Falle der Verwaltungsausbildungen Beschäftigte der hamburgischen Verwaltung, im Falle des Studiengangs der Sozialen Arbeit Beschäftigte der hamburgischen Verwaltung sowie Vertreterinnen und Vertreter der Evangelischen Hochschule für Soziale Arbeit und Diakonie;
- Für Ausbildungs- oder Studienplatzzusagen der Personalrat für den Verwaltungsnachwuchs bzw. für Aufstiegszulassungen die jeweils zuständigen Personalräte der Beschäftigungsbehörden (Zweck: Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Mitbestimmung; Grundlage: §§ 76 ff. und hier insb. § 88 Hamburgisches Personalvertretungsgesetz);
- Schwerbehindertenvertretung (Zweck: Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligung in allen Angelegenheiten, die schwerbehinderte Menschen berühren; Art und Umfang ergeben sich aus § 178 Sozialgesetzbuch IX);
- Gleichstellungsbeauftragte (Zweck: Unterrichtung über personelle, soziale und organisatorische Maßnahmen, die die Gleichstellung von Frauen und Männern und die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Familienarbeit betreffen; Grundlage sind die §§ 18 ff. Hamburgisches Gleichstellungsgesetz);
- Personalärztlicher Dienst (nur bei einer Ausbildung bzw. einem Studium im Beamtenverhältnis; Zweck: Erstellung eines ärztlichen Gutachtens zur Feststellung der gesundheitlichen Eignung für eine Einstellung; Grundlage sind § 89 Abs. 1 S. 3 i. V. m. §§ 10 Abs. 2, 44 HmbBG und die jeweilige Ausbildungs- und Prüfungsordnung).
7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Art.15 bis 18 und 21 DSGVO.
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen oder - im Falle einer Einstellung - Einsicht in Ihre Personalakte nehmen (§ 88 HmbBG, § 3 Abs. 6 TV-L). In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Das Recht auf Auskunft kann verlangt werden gegenüber:
Landesbetrieb ZAF/AMD, ZAF11-Ausbildung, BewerbungsCenter, Normannenweg 26, 20537 Hamburg,
E-Mail: BewerbungsCenter@zaf.hamburg.de
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
- Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Personalstelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
- Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Dies ist die bzw. der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Die entsprechenden Kontaktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten: Hamburgischer Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg, Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de, www.datenschutz-hamburg.de
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.
Stand: November 2023
